Dokumentarni materijal, kako je određeno u članu 2. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020 – dalje: Zakon), predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata (državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica), u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu. Iz ovog određenja jasno je da dokumentarni materijal može biti kako u štampanom, tako i u elektronskom obliku, a dalje se kaže da je dokumentarni materijal u elektronskom obliku – onaj koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.

Dokument, kako Zakon određuje je: “zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti”.

Dokument ima svojstva:

Autentičnost – dokument kojim se može dokazati neka tvrdnja, da je on stvoren ili poslat od strane određenog lica, u vreme kada se tvrdi da je to i učinjeno

Verodostojnost – sadržaju dokumenta se može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti

Celovitost – dokument je potpun i neizmenjen

Upotrebljivost – dokument se može locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati

Novim zakonom dat spisak/lista obaveza za subjekte, te je svaki stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala u obavezi da:

1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;

4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;

5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;

6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;

7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;

8) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);

9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;

10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;

11) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;

12) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Takođe, zakon o arhivskoj građi određuje obavezu za stvaraoce da donesu:

1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.

Predviđena kazna za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2000.000,00 dinara, a kazna za odgovorno lice u pravnom licu je od 5.000,00 do 150.000,00 dinara.

Pored sastavljanja dokumentacije pružamo i pravne savete.

Чланак Obaveze privrednih društava povodom Zakona o arhivskoj građi се појављује прво на Advokat Novi Sad.

Postupak osnivanja privrednih subjekata društva sa ograničenom odgovornošću (doo) se sprovodi preko jednošalterskog sistema registracije koji omogućava da privredni subjekti koji se registruju u Agenciji za privredne registre.

Prilikom osnivanja društva sa ograničenom odgovornošću (doo) potrebno je priložiti sledeću dokumentaciju:

• jedinstvenu registracionu prijavu osnivanja pravnih lica i drugih subjekata;

• osnivački akt društva (odluka za jednočlano društvo ili ugovor za višečlano) sa overenim potpisima članova društva;

• dokaz o identitetu članova društva (za domaće fizičko lice – fotokopija lične karte, a za stranca – fotokopija pasoša, odnosno fotokopija lične karte, ako je izdata strancu. Izvod iz matičnog registra ako je osnivač pravno lice koje nije registrovano u Registru koji vodi Agencija za privredne registre);

• odluka o imenovanju zastupnika ako nije određen osnivačkim aktom;

• potvrda banke o uplati novčanog uloga, ako se ulog uplaćuje u društvo do osnivanja, odnosno sporazum članova o proceni vrednosti nenovčanog uloga ili procena vrednosti nenovčanog uloga, ako se ulog unosi u društvo do osnivanja;

• dokaz o uplati naknade za registraciju osnivanja i dokaz o uplati naknade za registraciju i objavu osnivačkog akta.

Jednošalterski sistem registracije omogućava da privredni subjekti koji se registruju u Agenciji za privredne registre sa odlukom o osnivanju, istovremeno dobiju:

• registarski/matični broj koji dodeljuje Republički zavod za statistiku;

• poreski identifikacioni broj (PIB) koji dodeljuje Poreska uprava – Centrala, prijavu na PDV;

• obrazac M-A tj. POTVRDU O PODNETOJ PRIJAVI na obavezno socijalno osiguranje osnivača koji je istovremeno registrovan i kao zastupnik privrednog društva.

Registracionu prijavu za osnivanje podnosi osnivač ili lice ovlašćeno od strane osnivača, u kom slučaju je potrebno priložiti i punomoćje. Ukoliko je osnivač fizičko lice, a punomoćje za podnošenje registracione prijave daje licu koje nije advokat, njegov potpis kao vlastodavca mora biti overen od strane organa nadležnog za overu potpisa. Ukoliko se punomoćje za podnošenje registracione prijave daje advokatu, potpis vlastodavca ne mora biti overen od strane organa nadležnog za overu potpisa.

Kada je podnosilac registracione prijave punomoćnik – advokat, on može ovlastiti drugog advokata za podnošenje prijave (zameničko punomoćje), osim ako je vlastodavac u punomoćju drugačije odredio. Punomoćnika, koji je advokat, može menjati advokatski pripravnik koji je kod njega zaposlen, osim ako je vlastodavac u punomoćju drugačije odredio.

Pre overe osnivačkog akta, proverite podatke o adresi sedišta u Adresnom registru Republičkog geodetskog zavoda ili na Nacionalnoj infrastrukturi geoprostornih podataka, i to pre svega da li naziv ulice u kojoj se nalazi objekat u kom će biti sedište postoji na teritoriji određenog naseljenog mesta, budući da je registrator dužan da koristi podatke o adresama iz Registra prostornih jedinica i Adresnog registra koji vodi Republički geodetski zavod.

Ukoliko u Adresnom registru ne postoji određeni naziv ulice na teritoriji određenog naseljenog mesta na način koji je naveden u prijavi i osnivačkom aktu, registrator će doneti odluku o odbacivanju registracione prijave.

Podatke i dokumente koji se u skladu sa zakonom podnose uz prijavu, a o kojima se vode službene evidencije, registrator može da pribavi i po službenoj dužnosti, i to direktnim uvidom u službenu evidenciju, preko servisne magistrale organa ili na drugi prihvaćen način u skladu zakonom kojim se uređuje elektronska uprava, osim ako podnosilac prijave izjavi da će te podatke i dokumente pribaviti sam.

Dakle, podnosilac bi u prijavi trebalo da se izjasni da li želi sam da dostavi određeni podatak odnosno dokument ili želi da ih registrator pribavi po službenoj dužnosti.

Ukoliko je zakonom predviđeno da se uz registracionu prijavu dostavlja overena dokumentacija – to podrazumeva overu od strane organa nadležnog za overu potpisa (od 1. marta 2017. za overu dokumentacije nadležni su samo notari, osim u jedinicama lokalne samouprave gde nema notara, pa se overa i dalje može vršiti u sudu ili opštini).

Dokumentacija, koja je overena od strane organa nadležnog za overu potpisa u inostranstvu, postaje strana javna isprava i mora sadržati Apostille – ukoliko je reč o zemlji koja je potpisnica Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava, osim ako između konkretne strane zemlje i Republike Srbije nije zaključen bilatelarni sporazum o međusobnom priznavanju javnih isprava bez legalizacije. U slučaju da konkretna strana zemlja nije potpisnica Haške konvencije i nema zaključen bilatelarni sporazum sa Republikom Srbijom o međusobnom priznavanju javnih isprava bez legalizacije, potrebna je tzv. „puna” legalizacija.

Uz dokumentaciju koja je sačinjena na stranom jeziku, obavezno se dostavlja prevod na srpski jezik overen od stalnog sudskog tumača.

Kada je reč o novčanom ulogu, a budući da se prilikom osnivanja ne mora odmah i uplatiti, već se mora samo upisati (a u osnivačkom aktu se određuje u kom roku će član društva uplatiti ulog), Registru se ne dostavlja dokaz o uplati osnivačkog uloga, niti o otvaranju poslovnog računa u banci, već će ova potvrda biti dostavljena naknadno, kada ulog bude i uplaćen.

Zakonom o privrednim društvima propisano je da društva imaju zakonske (statutarne) zastupnike i ostale zastupnike. Kada je reč o zakonskim (statutarnim) zastupnicima, Zakon je za svaku pravnu formu propisao koja su to lica odnosno funkcije, tako da morate voditi računa da se kao zakonski zastupnici kod svake pojedine forme mogu upisati samo one funkcije koje zakon predviđa, dok se kod ostalih zastupnika funkcije ne registruju. Ovo međutim nije smetnja da društvo u svojim internim aktima određeno lice imenuje sa nekom funkcijom koju sâmo odabere.

Odredbom člana 33. Zakona o privrednim društvima propisano je da je zastupnik dužan da postupa u skladu sa ograničenjima svojih ovlašćenja koja su utvrđena aktima društva ili odlukama nadležnih organa društva. Istom odredbom Zakona dalje je imperativno propisano da se ograničenja ovlašćenja zastupnika ne mogu isticati prema trećim licima, izuzev ograničenja ovlašćenja zastupnika u vidu obaveznog supotpisa koja se mogu isticati prema trećim licima, ako su registrovana u skladu sa zakonom o registraciji.

Iz citirane odredbe Zakona proizilazi da treća lica nisu dužna da imaju saznanje, niti da vode računa, o ograničenjima zastupnika privrednih društava, već da su zastupnici dužni da poslove iz svog delokruga obavljaju u okviru ovlašćenja koja su im data aktima društva ili odlukama nadležnih organa društva, ali da ta ograničenja ovlašćenja zastupnika nisu predmet registracije, izuzev ako je reč o ograničenju ovlašćenja u vidu obaveznog supotpisa koja se mogu isticati prema trećim licima, ako su registrovana u skladu sa zakonom o registraciji.

Zakonom o privrednim društvima propisano je da društvo sa ograničenom odgovornošću može imati jednog ili više direktora (zakonskih zastupnika), pri čemu se broj direktora određuje osnivačkim aktom ili odlukom skupštine. Ako osnivačkim aktom ili odlukom skupštine nije određen veći broj direktora, zakonska pretpostavka je da društvo ima jednog direktora.

Ukoliko društvo ima više od jednog direktora, preporučujemo da njihov broj bude određen osnivačkim aktom, kako bi se kasnije, nakon osnivanja. U svakom momentu uvidom u registrovani osnivački akt moglo utvrditi koliko direktora društvo ima. Naravno, po samom Zakonu, ovaj podatak može se i naknadno urediti, odnosno promeniti, kako izmenama osnivačkog akta, tako i odlukom skupštine društva.

Чланак Osnivanja privrednog subjekta- društva sa ograničenom odgovornošću (doo) се појављује прво на Advokat Novi Sad.