Obaveze privrednih društava povodom Zakona o arhivskoj građi
Dokumentarni materijal, kako je određeno u članu 2. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020 – dalje: Zakon), predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata (državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica), u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu. Iz ovog određenja jasno je da dokumentarni materijal može biti kako u štampanom, tako i u elektronskom obliku, a dalje se kaže da je dokumentarni materijal u elektronskom obliku – onaj koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
Dokument, kako Zakon određuje je: „zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti“.
Dokument ima svojstva:
Autentičnost – dokument kojim se može dokazati neka tvrdnja, da je on stvoren ili poslat od strane određenog lica, u vreme kada se tvrdi da je to i učinjeno
Verodostojnost – sadržaju dokumenta se može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti
Celovitost – dokument je potpun i neizmenjen
Upotrebljivost – dokument se može locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati
Novim zakonom dat spisak/lista obaveza za subjekte, te je svaki stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala u obavezi da:
1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
8) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
11) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
12) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Takođe, zakon o arhivskoj građi određuje obavezu za stvaraoce da donesu:
1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.
Predviđena kazna za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2000.000,00 dinara, a kazna za odgovorno lice u pravnom licu je od 5.000,00 do 150.000,00 dinara.
